今天我想和大家聊聊金融行業(yè)內部一個既普遍又容易被忽視的成本殺手——軟件許可費用。

痛點：軟件許可能讓你的錢包“瘦”一截

每一個月、每季度、每一年，當我們打開財務報表，看到那列顯得格外冗長的“軟件許可和維護費”時，即使是金融科技領域的老手，也很難不皺皺眉頭，稍微坐立不安一下。高昂且不斷增長的軟件許可支出，幾乎是許多金融機構都或多或少碰到的問題。

這個問題的成因往往體現(xiàn)在好幾個方面：

1. 許可證重疊與冗余：這可能是最普遍的問題之一。在一個大型金融機構，一個業(yè)務部門可能出于穩(wěn)妥考慮購買了某套數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)一家之言級的許可證，而另另一個部門基于業(yè)務需要又獨立采購了另一套功能可能重疊，甚至級別更低但界面類似的系統(tǒng)許可證。他們可能沒意識到，有的功能優(yōu)化配置就能實現(xiàn)，或者直接使用對方已經購買的高版套授權配額。
2. 年度評估機制下的過度購買：商業(yè)軟件供應商的產品更新迭代很快。他們經常會推出新功能，或者對現(xiàn)有功能進行加密狗加密后的能力增強。為了確保業(yè)務能得到最新的技術支持，覆蓋未來可能的風險點，同時又不像走極端。采購部門在周期性的許可證續(xù)期過程中，常常會傾向于選擇更新、更高級別的版本或者更大的用戶容量，雖然是必要的，但這份選擇往往多了一些“上保險不如多買的保守主義”——也就是所謂的，在不需要那么多的前提下多買了幾個。
3. “買套裝”思維而非“精簡許可”思維：有時候，團隊選擇軟件方案時，習慣性地傾向于選擇“全功能版”或者“一應俱全”的套裝產品。雖然它們功能眾多、界面美觀，且供應商在營銷上投入巨大，打出“一站式解決”、“無所不能”的板式規(guī)程，但實際上很多時候，我們只需要其二流八級的核心功能。把一個SAP核票模塊獨立解耦，逐個部件購買更經濟的許可，或者選擇功能對口的替代算法規(guī)劃，往往能更有效的控制成本。

影響：宛如金融寫字樓里的“隱形老虎”

不斷膨脹的許可證成本，就像看不見的手術刀，悄然削減著公司的利潤空間，也影響著企業(yè)的戰(zhàn)略靈活性和敏捷性：

• 經費大出血：對于一家大型投行或者金融服務平臺，沒有五六個基礎、中端、高級或者企業(yè)級的商業(yè)應用系統(tǒng)支撐，幾乎就是在商言商，談何高質量的持續(xù)性發(fā)展？每年投入在系統(tǒng)購買和年度續(xù)費上的資金數(shù)額巨大、動輒千萬計，給企業(yè)級開發(fā)和運維團隊填報需求單時，他們往往只能優(yōu)先考慮那些直接創(chuàng)收、關系到日常流水孔徑的模塊，其他諸如合規(guī)檢查、數(shù)據(jù)探查、風控引擎升級這樣的后臺系統(tǒng)研發(fā)和優(yōu)化，就可能被擱淺或無限期推遲。即使是應對系統(tǒng)升級或者處理一些局部的BUG修復，也會因為預算在非常耗時的薪資審計周期和默認分鐘計費級別的許可使用費而變得步履沉重、過程煎熬。
• 運營效率暗降：成員們經常在項目過程中，不經意地打比方，如果現(xiàn)在能使用生產環(huán)境的數(shù)據(jù)庫熱數(shù)據(jù)報文查詢或者批量驗證工具，之前運營團隊因為擔心接口安全協(xié)議問題，要么求助后臺運維人員排期（增加響應時間），要么召集負責這個應用板塊的業(yè)務側同事（牽扯人力和時間），以“抄個數(shù)據(jù)”、“核對一下字節(jié)總和”這類小需求就讓業(yè)務流停頓。他們或許不覺得差異有多大，對企業(yè)這些投入和資源犧牲卻被無聲計入了成本。
• 決策流程缺乏全局觀：軟件支出的決策常常是分散進行的，一個業(yè)務部門完成自己的核心需求調研采購草案，另一個獨立運行的項目組根據(jù)自身預算情況采購新的開發(fā)平臺……而這些分散的決策，沒有一個全局審視或算力協(xié)同比對的環(huán)節(jié)，這就好比給你多張無頭蒼蠅市場的優(yōu)惠券，卻沒有提供支付寶/微信這種全國通用的價值兌換渠道，你得到的那張電影票僅對某一家影城有效。最終企業(yè)實力承受的整個軟件預算體系，就像一個巨大攤銷周期的RPA機器人胡亂爬行，執(zhí)行路徑不明，最終繁瑣遠超應有收益。

破局：如何精準“優(yōu)化”并實現(xiàn)降本

剛才說的是“痛點”和“影響”，那么我們如何才能有效刀刃向內，削減不必要的軟件許可支出，并像案例中那樣實現(xiàn)每年減少600萬（原文為600萬）的驚人效果呢？以下幾點策略是行之有效的手段之一（截至2025年4月的應用范圍統(tǒng)計）：

1. 打破孤島，建立“成本意識”團隊（鏈）聯(lián)盟：

• 核心思想：金融軟件，哪一樣不是一筆大額前期投入和長周期高速迭代？這就要求我們不能再讓單獨一個業(yè)務技術產品線或者運營部門拿著審批權，就能單方面決定是否購買、使用什么、何時停止使用什么東西。所有涉及大型 enterprise軟件項目購買和使用的決策，都應該進化為：財務、業(yè)務管理層、獨立的合規(guī)風控部門、以及技術運營一線團隊共同參與的跨界流程。
• 怎么做：在技術部門設立專門負責評估、監(jiān)控和優(yōu)化全局購許可支出的設計團隊，他們必須了解最新技術趨勢、熟悉生產實際需求、掌握市場不同方案差別選型。每個季度，頭寸在超千萬條數(shù)據(jù)變動的平臺上，無論是PABC后臺交易系統(tǒng)還是性能監(jiān)控系統(tǒng)，新增未見許可數(shù)量達到多少就應該觸發(fā)重新審計。跨部門聯(lián)合會議是一種常見且高效的組織形式。在這里重要的是形成數(shù)據(jù)驅動文化，減少基于“印象主義”決定，強調每項采購的必要性和無法替代性，以及所需承載未來幾年業(yè)務線增長的壓力。

1. 動力驅動下的“重新梳理”許可證清單：

• 核心思想：列出所有正在使用的商業(yè)軟件、應用平臺、授權類型、終端用戶數(shù)、計費周期等等，清晰了解你到底在付錢買的是啥，買給誰用的。這是一個基礎，但關鍵在于后續(xù)的消化吸收和調整優(yōu)化。
• 怎么做：
• 啟用并重用賬戶池：很多頂級供應商都有那些被時間限制又非常低估的價格，針對那些核心系統(tǒng)的大 Kunden。與其每次續(xù)費都覺得別扭第三方代理商對賬單錦上添花，不如設立一個“主權益賬戶”，作為全能主力去走流程報名參與供應商的“數(shù)字節(jié)流套餐”，并保留好歷史記錄以便跟監(jiān)上新。
• 小心套娃訂閱計劃：仔細審視那些看起來便宜但完全繞不進去的周期性訂閱模式，特別是那些所謂不是永久使用期限的產品，看著像是從2025年初到2026年止，每年遞減一點點價格的。

1. 利用好“歷史在資”切換和“免費使用額度”：

• 核心思想：很多時候，我們付了錢，但實際使用和產生了價值的配置項并沒有特別多。很多團隊關注的是新增許可率下降百分比，卻沒注意到年終清算時，那些流轉了一年或多、而幾乎沒被激活使用的賬號是什么情況。如果不加注釋且允許變動，這是非常珍貴的存量“未織之布”。
• 怎么做：在2024年度的最后周期，對所有環(huán)境使用額度已滿但無飽和數(shù)據(jù)支撐的操作系統(tǒng)命令行接口賬號和BI報表配置角色進行嚴格核實，確認是否在冬眠模式或者已達三年限制，如果是非授權但有備存即可條件的配置，則 往年剩余的份數(shù)被自由分配使用，這相當于直接為你節(jié)省了相當于一個頂配CPU服務器周期的部分開支，而不產生新的財務支出或系統(tǒng)壓力。

1. “管理即借渣”的思維模式躍遷：

• 核心思想：這有點像買車。老客戶愿意贈送油卡或者維護保養(yǎng)一段時間。在我們有些企業(yè)軟件采購了多年的環(huán)境下，有時直接免費給您提供的是部分標準特征的新效果或者某種服務條件。并不是所有“價格沒變”就意味著“該付錢了”。有時，學會正確使用這些“贈送”的許可范圍，反而能讓有限的預算發(fā)揮四倍的價值。
• 怎么做：每當看到新的許可證續(xù)費價格或新版本功能介紹，先不要急著提醒財務部門準備預算，而是自底向上仔細分析其增加的是商業(yè)價值、成本還是僅僅是花哨的概念。對于那些已有多年歷史的重點系統(tǒng)，如果能夠免費延長配置時長或升級到輕旗艦版，那是非常好的利好信息，往往能用官方的渠道公式計算出來能獲得的年限不菲，不是年費/ Licensing標準來，而是像積累通用憑證一樣去考量。

類比：優(yōu)化軟件許可，也像整理購物清單

把這個想法應用到日常生活中：想象你現(xiàn)在要去各大電器城，比如北京的國貿商圈要采購過冬的新空調、新冰箱、還是為了小朋友準備一個學習平板電腦，或者更新一下理財使用的桌面辦公環(huán)境？你不會一邊看宣傳冊一邊考慮“這個月是28號，這款是否能打折是啥情況？”當你想去辦，才思考自己是簽約了什么協(xié)議……更有效的方式是：先規(guī)劃需要什么類型，大概幾款，然后再結合歷史使用滿意度去對比價格和功能，而不是每件東西都分開考慮。的道理，在企業(yè)里，如果你能開始有意識地審視每一個花錢買服務的地方，跨部門協(xié)同，用數(shù)據(jù)驅動決策，甚至善用供應商的回饋政策，那么直接從一個“花錢不省”的用戶轉變成一個“精簡省錢”的精明買家，就只是時間問題了。

毫問，軟件許可優(yōu)化是一場關乎企業(yè)長遠競爭力的“錢袋子保衛(wèi)戰(zhàn)”。六百萬聽起來像是天文數(shù)字，但對于一家注重降本增效的企業(yè)這只是“量變”為“質變”第一步。每一位企業(yè)用戶，特別是那些需要一個“政策兌現(xiàn)”框架指引（數(shù)說）的企業(yè)用戶，都應該成為這場戰(zhàn)役的積極引領者！

今天的分享就到這里。我們下次繼續(xù)深入探討企業(yè)常見軟件成本及其他方面的優(yōu)化問題！