導讀：PLM系統(tǒng)是制造業(yè)最重要的系統(tǒng)級工業(yè)軟件之一，在管理企業(yè)數(shù)據(jù)方面也確實功能強大，一般采購PLM的企業(yè)有很強烈的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理意識和需求，往往會花成百萬甚至上千萬的資金投入和數(shù)月乃至數(shù)年的實施周期。但是，對PLM抱有十分期待的機械設(shè)計師們，卻不一定能明顯感受到自己文件管理效率的提高，甚至有時候感覺PLM加重了日常工作的負擔，那么我們來看看這是為什么？

　　01. 為什么用了 PLM，我的文件管理效率沒有明顯提升

　　?PLM 的首要服務(wù)對象并不是機械設(shè)計師

　　?PLM 并不適宜做日常文件管理

　　?PLM 也不適宜做日常文件的協(xié)同流轉(zhuǎn)

　　02. 應(yīng)該如何提高我的文件管理效率

　　?初級——靠自己

　　?中級——找個全面的工具

　　?終極——找個專為機械設(shè)計師準備的全面工具

　　03. 總結(jié)

　　首先指出這里的“文件管理效率”具體是：作為一名機械設(shè)計師，我們每天都產(chǎn)生大量的以CAD文件為核心的圖檔(3D、2D、word、excel等)，不斷地反復更改和與其他同事的數(shù)據(jù)互通導致自己的文件越來越多、越來越復雜，最終不管是找文件、發(fā)文件、改文件都帶來了極大的效率困擾，甚至有時候溝通過程中發(fā)生文件版本錯誤，不僅給企業(yè)帶來損失，更為自己的職業(yè)發(fā)展帶來隱患。

圖1 PDM定義

　　1.1 PLM的首要服務(wù)對象并不是機械設(shè)計師

　　PLM的首要服務(wù)對象是企業(yè)，確切的說是企業(yè)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)。企業(yè)關(guān)注的是產(chǎn)品全生命周期涉及的所有數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的全局最優(yōu)，打通各環(huán)節(jié)各部門之間的信息流轉(zhuǎn)效率。只有當產(chǎn)品數(shù)據(jù)處于某種階段狀態(tài)檢入到PLM系統(tǒng)之后，PLM才接手并保證產(chǎn)品數(shù)據(jù)在跨環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)過程中的準確和高效。所以，對于機械設(shè)計師日常絕大部分的工作內(nèi)容：“不斷修改迭代產(chǎn)品以及在PLM系統(tǒng)之外與同事之間的圖紙流轉(zhuǎn)”，基本需要機械設(shè)計師自己去維護和管理。

　　如下圖所示藍色部分正是機械設(shè)計師關(guān)注的“我的文件管理效率”如何提高的部分，這部分并不在PLM的管理范圍。

圖2 機械設(shè)計師文件效率管理的環(huán)節(jié)與PLM、CAD的關(guān)系

　　這好比國家高速公路網(wǎng)的修建是為了提高全國交通效率的全局最優(yōu)，汽車性能好雖然有助于交通效率的提高，但如何買一輛更快的汽車、如何保養(yǎng)汽車顯然是司機自己在考慮的事情，高速公路網(wǎng)更多是對進入到高速上的汽車做標準的要求并為汽車在高速上跑的快提供服務(wù)。

　　簡而言之：

　　?機械設(shè)計師自己電腦里的文件不管怎么存怎么改怎么復雜如何亂，PLM不管；

　　?只有檢入到PLM之后，PLM才關(guān)注檢入系統(tǒng)的文件有序和準確，并進一步促進企業(yè)全流程數(shù)據(jù)管理的最優(yōu)。

　　總之，PLM的首要服務(wù)對象并不是機械設(shè)計師，PLM管理的業(yè)務(wù)場景不覆蓋設(shè)計師每天日常的文件管理，這構(gòu)成了“我的文件管理效率”并沒有明顯提高的核心原因。

　　1.2 PLM并不適宜用來做日常文件管理

　　雖然PLM的重心不在設(shè)計師每天日常的文件管理，但其畢竟提供了全局的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理功能，尤其對保證文件版本準確性方面起到很大的作用，是否可以用好這些功能以在日常發(fā)揮更大的作用呢？

　　PLM對文件管理的關(guān)鍵操作有兩個行為：“檢入”和“檢出”。一個設(shè)計對象在設(shè)計過程中不斷地被修改、完善，直到報廢，產(chǎn)品每經(jīng)過一次修改就會產(chǎn)生新的版本，因此一個文檔會有多個不同的版本。如果不能很好地對設(shè)計文檔的版本進行管理，就會造成產(chǎn)品數(shù)據(jù)在應(yīng)用時的混亂。咱們可以想想平常電腦的文件我們進行過多少次“另存為”+“重命名”，在不斷的對所設(shè)計的產(chǎn)品進行反復的修改過程中，如果用PLM來管理日常文件的話，則需要將 PLM 系統(tǒng)中的 CAD 數(shù)據(jù)對象不斷的檢出、檢入。

　　暫且不說這種頻繁的檢出檢入對產(chǎn)品全生命周期版本控制管理效果的影響，單純PLM檢出、檢入的操作，就將給設(shè)計師的日常工作帶來的更多的負擔。就像雖然咱自己買不起超跑上高速，確實可以考慮需要長途奔襲時以租車或者坐公共高速交通的方式享受高速公路網(wǎng)帶來的效率提升，但日常出行顯然并不適合采取這種方式。

　　總之，PLM對文件版本管理的方式更為繁瑣，適合做大環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)控制，但十分不便于設(shè)計師用來做日常的文件管理。

　　1.3 PLM也不適宜用來做日常文件的協(xié)同流轉(zhuǎn)

　　對于設(shè)計師文件管理效率而言，平常也會涉及大量與同事、外協(xié)等對外往返的文件流轉(zhuǎn)協(xié)同。如果把這些相互之間傳遞簡單分為圖紙設(shè)計者和使用者的話，目前大多數(shù)圖紙設(shè)計者和使用者之間的協(xié)同模式如下圖所示，以人治的方式采用各種離散工具進行文檔協(xié)同交互，比如郵箱、網(wǎng)盤、QQ。

圖3 目前的文檔協(xié)同方式

　　PLM的重要功能除了管理產(chǎn)品數(shù)據(jù)外，還有對產(chǎn)品研發(fā)過程的管理，就過程而言，PLM系統(tǒng)可以協(xié)調(diào)組織整個產(chǎn)品生命周期內(nèi)諸如設(shè)計審查、批準、變更、工作流優(yōu)化以及產(chǎn)品發(fā)布等一系列過程事件，那么是否PLM是否可以承載設(shè)計師日常頻繁的文檔協(xié)同流轉(zhuǎn)需求呢？我們看下PLM的文檔審批流程。

　　機械產(chǎn)品在經(jīng)過設(shè)計人員的修改后，其第一版的 CAD 模型通過信息提取已被批量導入至 PLM 系統(tǒng)的電子倉庫中。經(jīng)過不斷檢出、檢入的修改與訂正，機械產(chǎn)品已基本成型具備加工的條件。在這樣的情況下，用于指導加工的 CAD 模型文件在被送入車間前需要經(jīng)過一系列的審批流程。同樣的企業(yè)可以有各式各樣的流程，同樣是工程圖在不同的企業(yè)也會有不同的流程。在 PLM 系統(tǒng)的審批過程中，審批總體上是依流程順序進行的，但實際上系統(tǒng)將該工程圖同時發(fā)送給所有審批用戶，所有用戶同時審批。在審批過程中若能順利通過則完成審批下放車間，若在審批過程中發(fā)現(xiàn)問題則需要將該圖的審批流程停止并回退到某一審批節(jié)點下。

　　我們得到跟檢入檢出類似的感覺，繁瑣！PLM的審批流程之所以需要這么復雜，在保證文件準確性方面發(fā)揮了重要作用，尤其是大環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)。但是如果用于日常工作中的協(xié)同，存在跟文件版本管理一樣的問題：不僅會影響PLM對全局流程控制的效率和結(jié)果，還將給設(shè)計師的日常工作帶來的更多的負擔。更進一步我們發(fā)現(xiàn)，PLM的審批流程大多是針對企業(yè)內(nèi)部的，而對于大多數(shù)中小型企業(yè)而言，日常與企業(yè)外部的圖紙協(xié)同溝通不計其數(shù)，這樣主要為企業(yè)內(nèi)部服務(wù)的PLM更無法滿足此類需求。

　　所以，PLM的審批流程十分繁瑣，不合適頻繁修改的日常協(xié)同場合，更不適合跨企業(yè)之間的圖紙流轉(zhuǎn)。

　　那么，機械設(shè)計師應(yīng)該如何提高文件管理效率呢？最核心的是：建立自己的文件管理體系，這里總結(jié)了一些方法，供大家參考：

　　2.1 初級—靠自己

　　（1）構(gòu)建有序的目錄結(jié)構(gòu)

　　兩條重要的基礎(chǔ)原則：

　　?通用性：目錄結(jié)構(gòu)要符合行業(yè)的認知，自己能看懂，同事也要能看懂。

　　?可擴展性：即使是同一個人在不同階段對行業(yè)的認知和從事的設(shè)計對象等都不盡相同，目錄結(jié)構(gòu)必須能夠隨時擴展，以適應(yīng)新的需求。

　　（2）自成規(guī)范的文件命名

　　PLM里面“編碼管理”是很重要的功能之一，所以在PLM之外其實設(shè)計師自己也可以維護一套自己文件管理的編碼體系，比如“本體設(shè)計_第二版.xx”之類其實就隱含了一個編碼規(guī)則。最有效的方式是建立一套合理并統(tǒng)一的文件命名規(guī)范，作為自己的“編碼體系”并長期使用，用語言、數(shù)字和符號，來賦予文件名意義。這方面相信比較有經(jīng)驗的設(shè)計師早就有一套自己的規(guī)則了，只是看如何維護的更好。

　　（3）及時做好文件同步

　　同步很好理解，就是及時歸檔到網(wǎng)盤，不管是公司的內(nèi)部網(wǎng)盤還是如百度網(wǎng)盤之類（只要公司允許）的均可，這一方面可以方便實現(xiàn)對文件實現(xiàn)不同電腦間的同步更新，使其一致化，同時也放在意外情況出現(xiàn)后的文件丟失，對于提高工作效率有著十分重要的意義。

　　2.2 中級-找個全面的工具

　　前面的方法太依賴設(shè)計師的工作經(jīng)驗了，并且每個人有自己的文件管理邏輯，同事之間溝通時 又會更增加一層難度，畢竟往往一個機械設(shè)計項目不僅一個人參與。有沒有什么軟件工具可以把上面的有點兼具了呢？

　　有的，不過來自一個跨行業(yè)的工具：GIT。

　　就像機械設(shè)計師必須學習一款CAD一樣，GIT是每一個程序員必學的代碼管理工具，為了學GIT有專門的書籍：Git - Book。不巧小編作為一個機械工程專業(yè)出身的非專業(yè)機械設(shè)計師，正好寫過一段時間代碼，感覺GIT或許也可以用來管理機械設(shè)計文件，只不過確實上手難了一些。

圖4 什么是GIT

　　GIT是一種版本控制軟件，那就首先了解一下什么是 “版本控制”？

　　比較官方的解釋是，版本控制系統(tǒng)是一種記錄一個或若干個文件內(nèi)容變化，以便將來查詢特定版本修訂情況的系統(tǒng)。簡言之，你對文件的任何修改只要通過版本控制系統(tǒng)來管，基本都可以找回，版本控制系統(tǒng)就像一臺時光機器，可以讓你回到文件的任何一個時間點。

　　了解了版本控制系統(tǒng)的功能，我們知道就算你把代碼改的一塌糊涂，照樣可以恢復到我們過去的任何一個時間點，工作量卻微乎其微。

　　總結(jié)一下版本控制系統(tǒng)有哪些優(yōu)點：

　　?記錄文件所有歷史變化。這是版本控制系統(tǒng)的基本能力；

　　?隨時恢復到任意時間點。歷史記錄功能使我們不怕改錯代碼了；

　　?支持多功能并行開發(fā)。通常版本控制系統(tǒng)都支持分支，保證了并行開發(fā)的可行；

　　?多人協(xié)作并行開發(fā)。對于多人協(xié)作項目，支持多人協(xié)作開發(fā)的版本管理將事半功倍；

　　除了上面介紹的幾個比較常見的優(yōu)點，版本控制系統(tǒng)的好處還有很多，就不一一列舉了，可通過實踐自己逐漸體悟總結(jié)。

　　2.3 終極-找個專為機械設(shè)計師準備的全面工具

　　畢竟GIT比較難學，且主要還是為程序員準備的工具。那有沒有專門為機械設(shè)計師準備的全面工具呢？

　　有的，來自一個機械背景、做過PLM、會用GIT的團隊：EverCraft。在程序員使用了多年的高效文件管理理念基礎(chǔ)上，專門針對機械設(shè)計行業(yè)推出。EverCraft的主要理念和特點：

　　（1）用版本輕松管理圖紙

　　?使用前：設(shè)計結(jié)構(gòu)復雜的裝配體，使用“重命名”“另存為”形式管理數(shù)量眾多的零件圖紙，N個版本后基本不記得修改了哪些內(nèi)容。

　　?使用后：EverCraft采用版本概念管理圖紙，每個版本節(jié)點對應(yīng)一次修改，清晰記錄變更內(nèi)容，一鍵查找過程件。

　　（2）直觀的樹狀圖展示多方案

　　?使用前：一個項目同時存在幾套方案，不同方案均用傳統(tǒng)復制多個文件夾方式管理，無法直觀看到各方案之間的關(guān)系。

　　?使用后：在EverCraft的版本節(jié)點上新建分支，只需一個文件夾就能記錄多個方案，版本樹狀圖還能直觀看到不同方案之間的關(guān)系。

　　（3）團隊成員信息零偏差

　　?使用前：同事之間還在用u盤、網(wǎng)盤、QQ互傳圖紙壓縮包，需要要反復確認對方修改了什么、是不是最新版本。

　　?使用后：邀請同事加入項目，團隊成員可在云端查看最新圖紙和修改記錄，還可一鍵拉取同步到本地，真正實現(xiàn)團隊信息零偏差，項目進度透明化。

　　（4）多功能促進高效溝通

　　?使用前：手機展示3D模型只能用2D截圖，圖紙評審不好做批注 ，很多時間浪費在低效率的溝通上。

　　?使用后：使用EverCraft隨時隨地瀏覽3D模型，并提供爆炸/剖切/測量等功能，在線評論與標注，一鍵加密分享，讓團隊溝通更高效。

　　最后歸納一下：

　　PLM對于提高設(shè)計師日常文件管理效率沒有明顯促進作用的主要原因在于：

　　?PLM的首要服務(wù)對象是企業(yè)而并不是機械設(shè)計師

　　?PLM并不適宜用來做日常文件管理

　　?PLM也不適宜用來做日常文件的協(xié)同流轉(zhuǎn)

　　提高設(shè)計師的文件管理效率可以嘗試如下方法：

　　?提高個人管理文件的經(jīng)驗和邏輯，具體包括有序的目錄、規(guī)范的命名和及時的同步；

　　?使用跨行業(yè)的工具輔助完成：GIT；

　　?使用專為機械設(shè)計師準備的文件效率管理工具：EverCraft，既具有GIT的理念，又為機械行業(yè)量身打造；